Verhinderungspflege beantragen: Abrechnung in 5 Schritten, Formular, Fristen und Altjahre

Verhinderungspflege beantragen Sie, indem Sie nach der Vertretung die Belege bei der Pflegekasse einreichen. Seit 01.01.2026 gilt dafür eine Frist: Belege aus 2025 müssen bis 31.12.2026 dort sein. Hier stehen die 5 Schritte, die Formularfelder, alle Fristen und was bei älteren Jahren oder einer Ablehnung gilt.

Verhinderungspflege beantragen und abrechnen in 5 Schritten

Die Verhinderungspflege bekommen Sie in 5 Schritten, von der Absprache mit der Vertretung bis zur Erstattung auf Ihr Konto.

Verhinderungspflege ist Geld der Pflegekasse für eine Vertretung, wenn Ihre Pflegeperson ausfällt. Pflegeperson ist, wer Sie privat pflegt, etwa Tochter oder Ehemann. Die Pflegekasse gehört zu Ihrer Krankenkasse. Andere Wörter dafür sind Ersatzpflege (im Gesetz), Urlaubsvertretung und Verhinderungspflegegeld.

Die Kasse zahlt ab Pflegegrad 2 als Erstattung: In der Regel zahlen Sie zuerst, die Kasse zahlt Ihnen das Geld zurück. Der Pflegegrad zeigt, wie viel Hilfe Sie im Alltag brauchen. 2026 gibt es bis 3.539 Euro im Jahr, zusammen mit der Kurzzeitpflege, einem kurzen Aufenthalt im Pflegeheim. Wie viel es je nach Vertretung gibt, steht auf der Seite zur Verhinderungspflege 2026.

Diese 5 Schritte führen zur Erstattung.

1. Vertretung absprechen und Tage aufschreiben.
2. Zahlung mit Quittung, Rechnung oder Kontoauszug belegen.
3. Formular der Pflegekasse ausfüllen oder formlos schreiben.
4. Belege bis 31. Dezember des nächsten Jahres bei der Pflegekasse einreichen.
5. Bescheid und Überweisung prüfen, bei Ablehnung innerhalb eines Monats widersprechen.

Schritt 1: Vertretung absprechen und Tage aufschreiben

Sprechen Sie die Vertretung ab und schreiben Sie auf, an welchen Tagen und wie lange Ihre Pflegeperson weg war. Einen Antrag vorher brauchen Sie nicht. Notieren Sie auch den Grund, etwa Urlaub oder Krankheit.

Notieren Sie Name und Anschrift der Ersatzpflegeperson, also der Person, die vertritt. Wichtig ist, ob sie mit Ihnen verwandt ist oder bei Ihnen wohnt.

Tageweise heißt: Die Pflegeperson ist 8 Stunden oder länger weg. Nur solche ganzen Tage zählen zu den 56 Tagen im Jahr. Stundenweise heißt: weniger als 8 Stunden.

Diese Grenze steht im Rundschreiben der Pflegekassen vom 02.04.2026, ihrer gemeinsamen Auslegung des Gesetzes. Gerichte sind daran nicht gebunden.

Schritt 2: Zahlung belegen

Belegen Sie jede Zahlung an die Vertretung mit Quittung, Rechnung oder Kontoauszug. Meist bezahlen Sie die Ersatzpflegeperson zuerst selbst.

Rechnet ein Pflegedienst ab, können Sie bei DAK-Gesundheit und Knappschaft die Direktabrechnung mit der Kasse ankreuzen. Bei der Barmer können Sie im Formular 44113 ankreuzen, dass die Kasse direkt an die Ersatzpflegeperson zahlt. Das geht, solange Sie sie noch nicht bezahlt haben.

Was auf eine Quittung gehört, steht unten bei den Nachweisen.

Schritt 3: Formular der Pflegekasse ausfüllen oder formlos schreiben

Füllen Sie das Abrechnungsformular Ihrer Pflegekasse aus oder schreiben Sie formlos, dass Sie die Erstattung der Verhinderungspflege beantragen. Formlos heißt ohne bestimmtes Formular. Das Gesetz verlangt nur einen „Antrag auf Erstattung unter Nachweis der Kosten“ (§ 39 Abs. 1 Satz 2 SGB XI).

Schicken Sie die Belege gleich mit. Ob ein Antrag ohne Belege die Frist einhält, ist nicht geklärt.

Schritt 4: Belege bis 31.12. des Folgejahres einreichen

Schicken Sie Formular und Belege an die Pflegekasse, spätestens bis zum 31. Dezember des Jahres nach der Vertretung. Für die Verhinderungspflege 2025 heißt das: bis 31.12.2026. Für die Verhinderungspflege 2026 gilt nach dem heutigen Gesetz der 31.12.2027.

Reichen Sie Belege am besten gleich nach jeder Vertretung ein, online, per App oder mit der Post.

Schritt 5: Erstattung und Bescheid prüfen

Erkennt die Pflegekasse die Kosten an, überweist sie das Geld; manche Kassen schicken dazu einen Bescheid, also einen Brief mit ihrer Entscheidung. Lehnt sie ab, haben Sie einen Monat Zeit für einen Widerspruch, Ihren schriftlichen Einwand.

Wie Sie dabei vorgehen, zeigt die Seite Widerspruch gegen einen Bescheid.

Prüfen Sie auch den Betrag. Vertreten nahe Angehörige, etwa Kinder oder Enkel, zahlt die Kasse in der Regel höchstens zwei Monatsbeträge Pflegegeld. Pflegegeld ist das Geld, das die Kasse jeden Monat für die private Pflege zahlt.

Muss man Verhinderungspflege vorher beantragen?

Nein: Seit 01.01.2026 müssen Sie die Verhinderungspflege nicht vorher beantragen, Sie rechnen sie danach ab.

DAK (955-164) und Knappschaft (15714) nennen ihr Formular trotzdem einen Antrag, etwa „Antrag auf Verhinderungspflege“ (Knappschaft).

Wie viel vom Jahresbetrag noch frei ist, sagt Ihnen Ihre Pflegekasse, die Knappschaft am Telefon. Verhinderungspflege nachträglich beantragen ist also der Normalfall. Abrechnen können Sie so oft Sie wollen, solange Geld und 56 ganze Tage (8 Wochen) im Kalenderjahr reichen.

Voraussetzung bleibt ein Pflegegrad ab 2. Fehlt er noch, müssen Sie zuerst einen Pflegegrad beantragen.

Was ins Formular gehört: Feld für Feld

Die Formulare der Pflegekassen fragen fast dieselben Angaben ab: wer verhindert war, wann, wer vertreten hat und was es gekostet hat.

Nahe Angehörige sind alle, die bis zum 2. Grad verwandt oder verschwägert sind, etwa Kinder, Enkel, Geschwister, Schwiegerkinder, Schwager und Schwägerin. Dazu zählt, wer mit Ihnen im selben Haushalt lebt. Verschwägert ist, wer durch Heirat verwandt ist, etwa der Schwiegersohn.

Die Tabelle zeigt die Felder der Formulare von DAK, Knappschaft und Barmer und typische Fehler.

Das Formular einer Betriebskrankenkasse lässt unterschreiben, die Kurzzeitpflege sei damit „für das laufende Jahr dann aufgebraucht“. Das stimmt nur, wenn der ganze Jahresbetrag verbraucht ist.

Den Antrag stellt die gepflegte Person selbst oder jemand, der für sie handeln darf. Bevollmächtigte haben eine schriftliche Erlaubnis dafür; ein Betreuer ist vom Gericht bestellt. Legen Sie eine Kopie von Vollmacht oder Bestellung bei.

Welche Nachweise die Pflegekasse verlangt

Die Pflegekasse erstattet nur Kosten, die Sie belegen, etwa mit Quittung, Rechnung oder Kontoauszug.

Eine Quittung der Ersatzpflegeperson sollte diese 5 Angaben enthalten.

• Name und Anschrift der Ersatzpflegeperson
• Tage und Stunden der Vertretung
• Betrag je Stunde oder je Tag
• erhaltener Gesamtbetrag mit Datum
• Unterschrift der Ersatzpflegeperson

Und rückwirkend ohne Rechnung? Ohne Nachweis gibt es kein Geld, auch nicht rückwirkend. Das Gesetz spricht von „nachgewiesenen Kosten“ (§ 39 Abs. 1 Satz 1 SGB XI). Eine Quittung reicht, sie darf aber nur Geld bestätigen, das wirklich bezahlt wurde.

Nahe Angehörige können zusätzlich belegte Fahrkosten und Verdienstausfall erstattet bekommen. Fürs eigene Auto gibt es 0,20 Euro je Kilometer (2026), für Bus und Bahn zählen die Fahrkarten. Selbständige belegen den Verdienstausfall mit dem Steuerbescheid des Vorjahres.

Formular als PDF oder online: die Wege der großen Kassen

Jede Pflegekasse hat ihren eigenen Weg: manche ein PDF, manche nur online, die TK eine Nachricht. So rechnen Sie bei den sechs großen Kassen ab (Stand Oktober 2026).

Bei der AOK hängt der Weg von Ihrer regionalen AOK ab.

Zuständig ist die Pflegekasse bei der Krankenkasse der gepflegten Person. Ist sie etwa über den Ehepartner mitversichert, ist es dessen Kasse (§ 48 SGB XI). Mehr dazu, welche Pflegekasse zuständig ist, steht in unserer Übersicht.

Bis wann Sie abrechnen müssen: Frist bis Ende des Folgejahres

Belege für eine Vertretung müssen bis zum 31. Dezember des Jahres danach bei der Pflegekasse sein, sonst gibt es kein Geld.

Die Frist ist eine Ausschlussfrist: Danach ist der Anspruch weg, nicht nur aufgeschoben. Gerade laufen zwei Fristen.

Im Entwurf der Bundesregierung stand die Frist nicht, erst der Gesundheitsausschuss des Bundestags fügte sie am 05.11.2025 ein. Sie gilt seit 01.01.2026, ohne Übergangsregel für frühere Jahre (Bundesgesetzblatt 2025 I Nr. 371).

Die Begründung ist deutlich: „Wird die Kostenerstattung später beantragt, besteht kein Anspruch nach § 39 SGB XI mehr“ (Drucksache 21/2641).

So halten Sie die Frist sicher ein

Sicher halten Sie die Frist ein, wenn Sie beweisen können, wann Ihr Antrag bei der Pflegekasse ankam. Es zählt dieser Tag, nicht das Datum auf dem Brief.

Diese 4 Wege sichern den Tag des Eingangs.

Schicken Sie den Antrag versehentlich an eine andere Kasse, zählt der Tag, an dem er dort ankam (§ 16 Abs. 2 SGB I). Der 31.12.2026 ist ein Donnerstag. Schicken Sie Briefe mit allen Belegen am besten bis Mittwoch, 23.12.2026, ab.

Verhinderungspflege rückwirkend beantragen: was für 2024 und früher gilt

Rückwirkend abrechnen können Sie sicher nur noch Vertretungen aus 2025; für 2024 und früher lehnen die Pflegekassen ab.

Die Kassen folgen ihrem Rundschreiben: „Rückwirkende Anträge für Leistungsjahre vor 2025 sind abzulehnen.“ Ein Leistungsjahr ist das Jahr, in dem die Vertretung stattfand.

Das Sozialgericht München sieht das anders (Urteil vom 29.09.2026, S 7 P 513/26, erste Instanz, Rechtskraft offen). Es wendet die allgemeine Verjährung von vier Jahren an (§ 45 SGB I). Verjährt heißt: Der Anspruch lässt sich nicht mehr durchsetzen, hier 4 Jahre nach Ende des Jahres, in dem er entstand.

Nach Randnummer 30 des Urteils gilt die neue Frist erst für Erstattungsansprüche, die sich auf Zeiträume nach ihrem Inkrafttreten beziehen.

Stand 16.10.2026 sieht es so aus.

Das Gericht verurteilte die Pflegekasse, 2.404,50 Euro für Ersatzpflege aus 2024 zu erstatten, beantragt am 26.01.2026. Es ist die erste Instanz, also das unterste Gericht im Rechtsweg. Ob das Urteil rechtskräftig wird, also endgültig gilt, ist offen. Die Pflegekasse kann es vom nächsthöheren Gericht prüfen lassen (Berufung).

Die oft genannten „4 Jahre rückwirkend“ gelten heute nicht mehr allgemein. Die Verbraucherzentrale NRW hielt die Ansprüche im April 2026 für „zum 31.12.2025 erloschen“, rät aber zu Widerspruch und Klage. Die Pflegeberatung compass sieht die Frist nur für Vertretungen ab 1. Januar 2026.

Was heißt das für Sie?

Verhinderungspflege abgelehnt: Gründe und Widerspruch

Häufige Gründe für eine Ablehnung sind fehlende Belege, eine abgelaufene Frist oder keine private Pflegeperson; widersprechen können Sie innerhalb eines Monats.

Diese Gründe nennen die Kassen, und so können Sie reagieren.

Ihr Widerspruch geht schriftlich an die Pflegekasse, innerhalb eines Monats ab Bekanntgabe (§ 84 SGG). Ein Bescheid per Post gilt am 4. Tag nach dem Absenden als bekannt gegeben (§ 37 Abs. 2 SGB X).

Widerspruch und Klage beim Sozialgericht sind für Versicherte kostenfrei (§ 64 SGB X, § 183 SGG). Aufbau und Muster für den Widerspruch gegen einen Bescheid der Pflegekasse finden Sie auf unserer Seite dazu.

Widerspruch oder Überprüfungsantrag bei alten Jahren

Gegen eine Ablehnung für 2024 oder früher können Sie innerhalb eines Monats widersprechen. Ist der Monat vorbei, bleibt der Überprüfungsantrag.

Das Urteil ist noch nicht rechtskräftig, ein Erfolg ist nicht sicher.

Wer Anfang 2026 eine Ablehnung bekam und die Monatsfrist verpasst hat, kann einen Überprüfungsantrag stellen (§ 44 SGB X). Damit lassen Sie einen Bescheid neu prüfen, gegen den Sie nicht mehr widersprechen können. Ob die Kasse folgt, ist offen. Mehr zum Überprüfungsantrag nach § 44 SGB X steht auf der Seite dazu.

Was nach der Abrechnung kommt: Restbetrag, Pflegegeld und Kurzzeitpflege

Nach der Abrechnung ist weniger im Jahresbetrag übrig, und für ganze Vertretungstage zahlt die Kasse nur halbes Pflegegeld.

Ihr Restbetrag aus 2026 verfällt am 31.12.2026 und geht nicht ins Jahr 2027 über. Gemeint ist: Die Vertretung muss 2026 stattfinden. Abrechnen können Sie sie trotzdem bis 31.12.2027 (heutiges Gesetz).

Tipps zum Restbetrag der Verhinderungspflege 2026 stehen auf unserer Hauptseite.

Beide Leistungen teilen sich das Geld, die Zeiten zählen aber getrennt: je 8 Wochen im Jahr. Die Kurzzeitpflege rechnet das Heim in der Regel direkt mit der Pflegekasse ab.

Ob Kurzzeitpflege oder Verhinderungspflege besser passt, zeigt die Seite Kurzzeitpflege oder Verhinderungspflege.

Halbes Pflegegeld gibt es bis zu 8 Wochen an ganzen Vertretungstagen, am ersten und letzten Tag das volle (§ 37 Abs. 2 SGB XI). Die Tabelle rechnet 14 Tage Urlaub der Pflegeperson in einem Monat vor.

Eine Betriebskrankenkasse kündigt im Formular an, zu viel gezahltes Pflegegeld mit späteren Zahlungen zu verrechnen, also abzuziehen.

Mehr zum Pflegegeld bei Kurzzeitpflege und Urlaub steht auf der Seite dazu.

Stundenweise Verhinderungspflege abrechnen

Bei stundenweiser Vertretung tragen Sie jeden Tag einzeln mit Stunden und Betrag ein. Nach dem Rundschreiben der Kassen zählt dann kein Tag zu den 56 Tagen, und das Pflegegeld bleibt voll.

Stundenzettel und 8-Stunden-Regel erklärt die Seite stundenweise Verhinderungspflege.

Abrechnung bei Vertretung durch Angehörige

Vertreten Kinder, Enkel, Geschwister oder Schwiegerkinder, zahlt die Kasse in der Regel höchstens zwei Monatsbeträge Pflegegeld. Die Grenze hängt vom Pflegegrad ab.

Mehr gibt es in der Regel nur mit Belegen für Fahrkosten oder Verdienstausfall, zusammen höchstens 3.539 Euro (2026). Wer als naher Angehöriger zählt, erklärt die Seite zur Verhinderungspflege durch Angehörige.

Privat versichert oder Beamte: Abrechnung beim Versicherer

Privat Versicherte rechnen bei ihrer privaten Pflegeversicherung ab. Statt eines Widerspruchs gibt es dort den Einwand beim Versicherer, danach die Klage beim Sozialgericht (Bundessozialgericht, B 3 P 8/22 R). Einwand und Klage für Privatversicherte erklärt die Seite Pflegegrad für Privatversicherte.

Beamte in der gesetzlichen Pflegeversicherung erhalten die Leistung zur Hälfte (§ 28 Abs. 2 SGB XI), den Rest zahlt die Beihilfe des Dienstherrn. Privat versicherte Beamte erhalten den Anteil ihres Tarifs, Pensionäre meist 30 Prozent vom Versicherer und 70 Prozent von der Beihilfe.

Mehr zu den Pflegeleistungen für Beamte steht auf der Seite dazu.

Verhinderungspflege und Steuer: Quittung und Finanzamt

Angehörige versteuern das Geld für die Vertretung in der Regel nicht, wenn es das Pflegegeld nicht übersteigt (§ 3 Nr. 36 EStG). Bei Nachbarn und Bekannten ist die Praxis uneinheitlich.

Die Quittung der DAK enthält einen Hinweis, das Geld dem zuständigen Finanzamt zu melden. Wann das Geld steuerfrei bleibt, erklärt die Seite Verhinderungspflege und Steuer.

Verhinderungspflege nach dem Tod abrechnen

Stirbt die gepflegte Person, erlöschen Ansprüche auf Kostenerstattung nicht sofort: Sie müssen innerhalb von 12 Monaten nach dem Tod geltend gemacht werden.

Wie beide Fristen zusammenspielen, ist nicht geklärt. Beispiel: Vertretung 2025, Tod im Juni 2026; sicher ist dann der 31.12.2026, nicht Juni 2027.

Gilt dafür § 56 SGB I, geht das Geld zuerst an Ehegatten oder Lebenspartner, dann an Kinder, Eltern oder den Haushaltsführer, wenn sie mit der verstorbenen Person zusammenlebten oder von ihr wesentlich unterhalten wurden. Ob § 56 SGB I für diese Erstattung gilt, ist nicht geklärt.

Was nach dem Tod des Ehepartners sonst zu regeln ist, zeigt die Checkliste Tod des Ehepartners.

Wenn die Kasse lange nicht entscheidet

Entscheidet die Kasse 6 Monate nach Ihrem Antrag nicht, können Sie beim Sozialgericht eine Untätigkeitsklage erheben (§ 88 SGG). Für Versicherte ist sie kostenfrei (§ 183 SGG).

Eine feste Frist für die Erstattung nennt das Gesetz nicht. Fragen Sie vorher schriftlich nach.

Wie die Untätigkeitsklage abläuft, steht auf der Seite dazu.

Quellen und Stand

Rechtsstand: 16. Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Über Ansprüche entscheidet die zuständige Stelle.

• § 39 SGB XI (Häusliche Pflege bei Verhinderung der Pflegeperson)
• § 35 SGB XI (Erlöschen der Leistungsansprüche, Kostenerstattung nach dem Tod)
• § 37 SGB XI (Pflegegeld)
• § 42a SGB XI (Gemeinsamer Jahresbetrag)
• § 28 SGB XI (Leistungsarten, Beihilfeberechtigte)
• § 48 SGB XI (Zuständige Pflegekasse)
• § 14 SGB I (Beratung)
• § 16 SGB I (Antrag bei unzuständiger Stelle)
• § 45 SGB I (Verjährung)
• § 56 SGB I (Sonderrechtsnachfolge)
• § 37 SGB X (Bekanntgabe per Post)
• § 44 SGB X (Überprüfungsantrag)
• § 64 SGB X (Kostenfreiheit)
• § 84 SGG (Widerspruchsfrist)
• § 88 SGG (Untätigkeitsklage)
• § 183 SGG (Kostenfreiheit für Versicherte)
• § 3 EStG (Steuerfreie Einnahmen, Nr. 36)
• Bundestags-Drucksache 21/2641: Beschlussempfehlung und Bericht des Ausschusses für Gesundheit, 05.11.2025
• Bundestags-Drucksache 21/1511: Regierungsentwurf
• Bundesgesetzblatt 2025 I Nr. 371, ausgegeben am 29.12.2025
• Bundesrats-Drucksache 587/26: Entwurf eines Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG), 09.10.2026
• Bundesrat: Plenarsitzungstermine 2026
• GKV-Spitzenverband und Verbände der Pflegekassen: Gemeinsames Rundschreiben zu den leistungsrechtlichen Vorschriften des SGB XI, 02.04.2026
• Sozialgericht München, Endurteil vom 29.09.2026, S 7 P 513/26 (BeckRS 2026, 24779)
• Bundessozialgericht, Urteil vom 22.02.2024, B 3 P 8/22 R
• Pflegewegweiser NRW: Frage des Monats April 2026, Verhinderungspflege, sind alte Ansprüche wirklich verfallen?
• compass private pflegeberatung: Infoblatt Verhinderungspflege, 04/2026
• AOK: Verhinderungspflege beantragen und abrechnen (Formulare der elf AOKs)
• Barmer: Anträge auf Pflegeleistungen (Formulare 44112 und 44113)
• Barmer: Musterrechnung Verhinderungspflege, Formular 44113
• DAK-Gesundheit: Antrag auf Leistungen bei Verhinderung der Pflegeperson (Formular 955-164)
• Techniker Krankenkasse: Wie stelle ich den Antrag auf Verhinderungspflege (Ersatzpflege)?
• IKK classic: Pflegeleistung beantragen
• Knappschaft: Antrag auf Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI (Formular 15714)